L’Ecole Belge Burundi (EBB) est une école (Asbl) privée située au centre de Bujumbura. Elle dispense un enseignement homologué par la Communauté française de Belgique (Fédération Wallonie-Bruxelles). L’EBB propose un enseignement de qualité de la prématernelle au secondaire supérieur, basé sur les programmes de la Communauté française de Belgique et sanctionné par des diplômes délivrés par la FWB (CEB et CESS).

L’enseignement est organisé dans un environnement multiculturel : les élèves représentent de multiples nationalités et l’équipe éducative est constituée de personnel expatrié et national. Cet environnement favorise le développement de l’esprit d’échange, le respect de l’autre et

l’ouverture au monde.

L’EBB qui accueille actuellement autour de 500 élèves et 70 employés, souhaite recruter un Directeur Administratif et Financier (DAF) à temps plein. Sous l’autorité du Comité Exécutif (CE), il a pour responsabilité de garantir la gestion efficace des opérations financières et administratives de l’école.

Position et profil du Directeur Administratif et Financier

Sous la supervision du Comité Exécutif, le DAF définira et contrôlera la gestion administrative, logistique et financière de l’établissement selon les choix stratégiques adoptés par le CE et

l’Assemblée générale. Le DAF supervisera directement la secrétaire/caissière, la comptable, le logisticien et l’éducateur/bibliothécaire. Il a pour responsabilité de s’assurer de la conformité de l’école avec les réglementations en vigueur.

Profil requis pour le poste

  • Titre du poste : Directeur Administratif et Financier
  • Qualifications (Diplômes) à détenir : Diplôme universitaire en finance, comptabilité, gestion des affaires ou dans un domaine
  • Expérience : expérience professionnelle pertinente d’au moins 5 années dans des postes similaires, de préférence dans le secteur de l’éducation.
  • Connaissance approfondie des principes comptables, des logiciels de gestion financière et des normes réglementaires applicables aux établissements éducatifs.
  • Compétences avancées en gestion budgétaire, en analyse financière et en résolution de problèmes
  • Engagement envers les valeurs éducatives et la mission de l’école.
  • Excellente maîtrise du français. Connaissance du kirundi et de l’anglais
  • Date souhaitée d’arrivée : Le plus tôt possible

Responsabilités

Responsabilité 1 : Administration

  • Préparation des contrats du personnel, suivi du renouvellement et suivi de l’augmentation des échelons contractuels chaque année ;
  • Préparation de tous les avantages contractuels du personnel : IPR, INSS, ONSS, ETHIAS, soins de Santé et suivi du respect des délais de déclaration imposés par la loi ;
  • Appui au CE dans la rédaction d’un règlement d’ordre intérieur conforme à la législation locale et législation Belge ;
  • Tenue d’un bon rangement/classement des dossiers administratifs (personnel, contrats, etc…), comptables et fiscales (salaires, IPR, INSS, …) ;
  • Participation à la confection des procédures administratives et financières, tout en veillant à la concordance entre les règles du Burundi et les procédures proposées ;
  • Mise à jour des canevas et outils de suivi administratif (contrat, formulaires de congés, .) ;
  • Préparation de la paie ;
  • Préparation des salaires mensuels et distribution des fiches de paie ;
  • Préparation des contrats de bail (location des maisons EBB & location des appartements entre l’EBB et l’Ambassade de Belgique), des contrats de services avec les tiers en conformité avec les procédures en vigueur ;
  • Négociation des contrats de service dans l’intérêt de l’école ;
  • Rédaction des courriers avec les tiers.

Responsabilité 2 : Finances et Budgétisation

  • Préparer le budget annuel et en assurer le suivi ;
  • Préparer des outils de suivi budgétaire et comptable efficaces pour le suivi des dépenses qui permettent un contrôle aisé du CE ;
  • Assurer l’exécution conforme de la planification budgétaire ou proposer des ajustements (en cours d’année au besoin) de manière justifiée ;
  • Contribuer à la planification et projection des investissements pour le compte de l’école.
  • Transactions comptables
  • Assurer le paiement de toutes les factures des biens et services consommés conformément aux procédures d’approvisionnement en vigueur
  • Classer physiquement toutes les pièces comptables relatives pour toute sortie de fonds (facture, bordereau d’expédition, BC, autorisation de paiement…) ;
  • Assurer le suivi des entrées attendues : suivi du minerval, suivi des contrats de location et toute autre recette en vue ;
  • Contacter les créanciers en retard de paiement pour suivi jusqu’à régularisation des impayés. En cas de récidivité, saisir le CE ;
  • Assurer l’enregistrement de toutes les transactions comptables et tenir le logiciel comptable à jour ;
  • Procéder à un contrôle physique de la caisse de fonctionnement chaque vendredi et faire la saisie des transactions de caisse dans le logiciel
  • Gestion des comptes bancaires
  • Procéder à la clôture comptable mensuelle et analyser la cohérence des comptes ;
  • Produire avec l’appui de la cellule finance, le bilan mensuel et les autres tableaux de bord demandés par la Commission Finances ;
  • Lors des paiements à faire, proposer les comptes d’imputation afin de maintenir l’équilibre des comptes ;
  • Être le lien de contact avec les Banques pour l’école.
  • Participation aux procédures d’achats
  • Veiller au respect des procédures d’approvisionnement par le logisticien ;
  • Participer dans l’analyse des offres quand il s’agit des achats de grande valeur ;
  • Rédiger/vérifier les contrats spécifiques des fournisseurs ;
  • Régler les factures des fournisseurs (qui remplissent les conditions de paiement) dans les délais.

Responsabilité 3 : Supervision du personnel

  • Secrétaire – caissière :
    • Comparer (rapprocher) mensuellement les informations contenues dans le logiciel comptable avec celles reprises dans le rapport de caisse gardé à jour par la secrétaire caissière ;
    • Procéder à l’inventaire physique de la caisse de fonctionnement chaque vendredi avec la caissière.
  • Logisticien :
    • Participer à l’inventaire physique du stock de l’école en collaboration avec Logisticien une fois par an ;
  • Valider au préalable le déplacement physique des biens de l’école, d’un endroit a un autre ;
  • Analyser les demandes d’approvisionnement émises par le logisticien et apprécier la pertinence ;
  • Analyser et apprécier la gestion du stock de l’école et émettre des recommandations ou commentaires pour une gestion rationnelle ;
  • Autoriser les sorties de caisse dans les limites des seuils  en pratique.

Responsabilité 4 : Reporting

  • Mensuel : à remettre à la cellule finances au plus tard le 15 du mois suivant :
    • Tableau de Bord mensuel de l’état de la trésorerie ;
    • Bilan mensuel avec rapprochement budgétaire.

 

  • Trimestriel : à remettre à la cellule finances au plus tard dans les 2 semaines qui suivent la date limite de paiement de minerval sans réduction :
    • Liste des impayés de minerval.

 

  • Annuel : remettre à la cellule finances au plus tard fin Octobre de l’année suivante
    • Bilan annuel avec rapprochement budgétaire ;
    • Partie financière du rapport annuel ;
    • Rapport d’inventaire des immobilisés (en collaboration avec le logisticien);
    • Rapport d’inventaire des stocks (en collaboration avec le logisticien et le bibliothécaire) ;
    • Prévision de budget de fonctionnement de l’année suivante ;
    • Liste des impayés de minerval à la fin de l’année

 

Les candidatures sont à envoyer par mail (demande d’accusé de réception) à ce@ecolebelgeburundi.org .

Téléchargez le document d’Appel Candidature DAF EBB

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